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Workshop: PageStream 4.1 im Einsatz (von Michael Christoph)

Nachdem die neuen Funktionen von PageStream 4.1 noch nirgends nachzulesen sind (auch das englische Handbuch hat immer noch den Stand 4.0), wollen wir uns die Funktionen etwas genauer betrachten. Aufgrund der fehlenden Anleitung beruhen die folgenden Zeilen auf meinen persönlichen Erfahrungen.

* Was gibt es Neues?

Auf eine Vorstellung der neuen Funktionen von PageStream 4.1 und des Programms selbst werde ich hier verzichten. Sie sind in den verschiedenen Amiga-Printmedien zu finden. Nur kurz eine Liste der Neuerungen:

vielfältiger Tabelleneditor
eingebaute Serienbrieffunktion
PDF-Export mit Einstellung von Kompression und Kodierung
Textrahmen mit wählbaren Ecken
wählbare Spaltenbreite und Innenabstand
Textauswahl mit Shift+Cursor
Bewegen von Seiten über Kapitelgrenzen
Verschieben und Kopieren von Objekten über Seitengrenzen
Verbesserung der Geschwindigkeit
und einiges mehr

* Der Tabelleneditor

(Pseudo-)Tabellen konnten bisher auch schon in PageStream erzeugt werden. Sie setzen sich aber aus einzelnen Linien und den Texten zusammen und waren dadurch starr und erlaubten keinerlei nachträgliche Änderung (ohne größerem Aufwand). Der neue Tabelleneditor kann hierbei natürlich glänzen. Er kann praktisch jede Art von gewünschter Tabelle darstellen.

Nach der Auswahl des zutreffenden Icons aus der Toolleiste wird ein Rahmen aufgezogen, der die Größe der Tabelle festlegt. Standardmäßig mit vier Spalten und vier Zeilen erzeugt, können beliebig Spalten und Zeilen hinzugefügt oder entfernt werden. Die Größe der Tabelle ändert sich hierbei nicht. Nur die Breite bzw. Höhe der Spalten und Zeilen wird angepasst. Benachtbarte Felder lassen sich verbinden, so dass sie zu einem größeren Feld werden (z.B. alle Felder der ersten Zeile zu einer langen Überschriftzeile). Jedes Feld für sich ist ein kleiner Textrahmen, der alle gewohnten Funktionen zur Verfügung stellt: Schriftart, -größe, Ausrichtung, Farbe, etc. Des weiteren können auch die Rahmenlinien jedes einzelnen Feldes unabhängig voneinander gestaltet werden. Vor allem Rahmenstärke, Muster und Farbe seien hier beispielhaft aufgeführt.

* Mehr als ein Tabelleneditor

Mit der reinen tabellarischen Visualisierung ist das Ende des Tabelleneditors erreicht, und es beginnen die weiteren Möglichkeiten als Tabellenkalkulation. Dadurch werden die Tabellen noch flexibler einsetzbar. Die meisten kennen sicher den Begriff der Tabellenkalkulation von Excel oder auch TurboCalc am Amiga. PageStream möchte hier keinesfalls in Konkurrenz zu diesen Produkten treten. Aber die grundlegenden Funktionen bietet PageStream trotzdem an: Felder adressieren und dynamisch berechnete Feldinhalte.

Die Spalten werden von links beginnend mit A, B, C... benannt, während die Zeilen von oben beginnend mit 1, 2, 3... gekennzeichnet sind. Das erste Feld links oben ist also "A1", das Feld rechts davon "B1" und das Feld unterhalb "A2". Die Summe aus den ersten drei Feldern der ersten Zeile könnte somit mittels "=A1+B1+C1" gebildet werden. Die Grundrechenarten stehen hierbei zur Verfügung. Ob es weitere Operatoren und Funktionen gibt, ist nicht bekannt.

Beachtet werden muss, dass auch die Zahlenwerte der Felder nicht direkt in die Tabelle eingetragen werden dürfen, sondern im Feld "Wert" des Einstellfensters. Die Eingaben werden dann automatisch auch in der Tabelle angezeigt, und gleichzeitig werden ggf. die anderen Felder aktualisiert. Die so erfassten Zahlen können beliebig in der Tabelle bearbeitet und formatiert werden. Spätestens nach einer Neuberechnung oder Werteneueingabe, gehen die Formatierungen wieder verloren, und es steht nur die "nackte" Zahl im Feld. Hier sind noch Verbesserungen für zukünftige Versionen in Aussicht gestellt worden.
* Serienbrief an alle

Die Möglichkeiten des Serienbriefes sollen anhand einer Einladungskarte vorgestellt werden. Diese Funktion ermöglicht es sehr flexibel, dass die Einladung nur noch einmal verfasst werden muss und an viele verschiedene Personen geschickt werden kann. Das geht jetzt natürlich auch schon, wenn die Einladung allgemeingültig verfasst wird und die Anschrift nur auf dem Kuvert steht. Wir wollen allerdings persönlicher werden. Die Vorgehensweise lässt sich in drei Schritte aufteilen:

Erster Schritt: Erstellen der Einladung
Zweiter Schritt: Erfassen der Empfänger
Dritter Schritt: Drucken der Einladungen

Der erste Schritt stellt nichts Neues für Benutzer von PageStream dar, bis auf einen Punkt: Es dürfen keine persönlichen Anreden enthalten sein und auch keine Adressen. Allerdings sind Platzhalter für diese Teile vorzusehen, in die PageStream beim Druck dann selbständig die Texte einfügt. Platzhalter sind zuerst mittels "Typographie/Einfügen/Variabler Text" zu definieren.

Über dieses Fenster kann auch ein Eintrag ausgewählt werden, der im Text eingesetzt wird. Beim Definieren des Platzhalters ist diesem ein Name zu verpassen (der natürlich eindeutig sein muss und selbsterklärend sein sollte), und zusätzlich kann auch gleich ein Pseudotext hinterlegt werden, der dann am Bildschirm angezeigt wird. Ich empfehle hier die Notation "{feldbezeichner}". Also wenn das Feld den Namen des Empfängers enthalten soll und mit "name" bezeichnet wird, ist der Text "{name}". Am Bildschirm wird dann an der entsprechenden Stelle "{name}" angezeigt. Beim späteren Druck setzt hier PageStream den tatsächlichen Namen aus der Serienbriefdatei ein und layoutet ggf. neu.

Nehmen wir jetzt an, die Einladung enthält folgende Platzhalter:

Name
Anschrift
PLZ und Wohnort
Persönliche Anrede

Dann muss unsere Datei auch diese vier Informationen zu jeder Person enthalten. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Reihenfolge diese Daten eingetragen sind. Sie müssen nur in der gesamten Datei einheitlich sein. Die vier Teiltexte sind mittels voneinander abzugrenzen, die einzelnen Personen durch , also je Person eine neue Zeile.

Der Dateiinhalt könnte für zwei Personen so aussehen:

Michael ChristophIrring, Passauer Straße 894113
TiefenbachHallo Michael
Carsten SchröderHelmoltstraße 1037081 GöttingenHi
Carsten

Wer diese Daten bereits in einem Adressbuch (natürlich im Computer) stehen hat, kann diese oft auch direkt exportieren. Dabei spielt es keine Rolle, wenn mehr Daten exportiert werden. Wichtig ist nur, dass die Felder mit getrennt werden und je Person nur eine Zeile geschrieben wird.

Nach diesem Schritt kommen wir auch schon zum Letzten, dem Drucken. Im neuen Druckerdialog gibt es jetzt eine vierte Karteikarte, die alle Einstellungen bezüglich des Serienbriefes enthält.

Zuerst muss das gleichnamige Kästchen abgehakt werden. Dann erst kann rechts daneben die vorher erstellte Datei mit den Namen und Anschriften ausgewählt werden. Daraufhin wird der Scroller mit mehreren Zeilen gefüllt werden. Je Zeile ist ein Feld der Datei vorhanden (die komplette erste Zeile der Datei). Nun muss nur noch aus dem unteren Listenfeld der passende Platzhalter zugeordnet werden. Enthält die Datei auch Felder, die nicht gedruckt werden sollen, sind diese mit "" zu versehen. Falls nur eine einzige Zeile angezeigt wird, wurden die Felder in der Datei vermutlich nicht mit getrennt. Zu beachten ist, dass einige Editoren die Tabs sofort in Leerzeichen umwandeln (ggf. mittels "type opt h" oder einem Hexeditor kontrollieren, ob die Zwischenräume der einzelnen Felder mit dem Wert 0x09 belegt ist). Ein 0x20 hingegen steht für das normale Leerzeichen und wäre falsch!

Damit wären dann auch schon alle Einstellungen getroffen, und der Druck kann erfolgen. Der Vollständigkeit halber sei aber auch noch erwähnt, dass nicht alle Einladungen auf einmal gedruckt werden müssen. PageStream erlaubt einen frei wählbaren Bereich, z.B. die ersten zehn Einladungen. Dazu ist unter Datensätze bei "erster" 1 und bei "letzter" 10 einzutragen. Sollen in einem zweiten Durchgang dann alle restlichen Einladungen gedruckt werden, ist "erster" auf 11 zu setzen und "letzter" ganz einfach freizulassen.

Mit diesen Worten wünsche ich allen Lesern freudiges Probieren.

Michael Christoph